各位同仁好：
因應政府節能減紙及推動ODF（開放檔案格式）政策，以下事項謹請各位同仁配合辦理：
一、賡續提升電子公文線上簽核系統使用率：同仁於創稿簽會辦陳核判流程，除公文附件無法電子化者除外（如實體附件、收據、裝訂成冊等資料），應確實採行線上簽核系統。
二、公文附件格式採行PDF 及ODF 格式：加速電子交換效能。
三、紙本公文（含相關附件）於簽會辦陳核判流程，一律採雙面列印。
四、對外行文（本文及相關附件），一律採雙面列印，未依規定，退回重繕。
五、申請蓋用印信文件，依下列規定辦理：
（一） 一律雙面列印（2 頁以上之文件，如契約書等）。
（二） 頁面文字一律靠左對齊（自左向右書寫），並預留用印空間。
（三） 影本文件應註記【核與正本相符】文字並簽章。
（四） 用印文件如有文字修正，應簽章切結。
（五） 用印文件內容（含校銜-國立臺中科技大學、地址-臺中市北區三民路3 段129 號、代表人-校長謝俊宏、計畫執行人、雇用單位主管、日期等資料）應具體完備呈現，未依規定，退請補正。
（六） 用印文件內容儘可能電腦繕打。
（七） 用印文件內容正確與否，由申請單位（承辦人）負完全責任。（契約文件是否違合或存有疑義，建請先行加簽（加會）各業務主辦單位）
文書組敬上